Realizar un trámite gubernamental en México continúa siendo un proceso complicado para millones de personas. Las largas filas, los requisitos excesivos, los horarios restringidos y los traslados entre oficinas son algunos de los obstáculos que enfrenta la población al solicitar servicios públicos, de acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI).
La Encuesta Nacional de Calidad e Impacto Gubernamental (ENCIG) 2025, publicada en mayo de 2026, revela que en 39.1% de los pagos, trámites o solicitudes de servicios públicos realizados por personas de 18 años y más en ciudades con al menos 100 mil habitantes se presentó algún problema.
Entre las principales dificultades destacan las denominadas barreras al trámite, que concentraron 79.7% de los problemas reportados. Esta categoría comprende largas filas, envíos de una ventanilla a otra, requisitos excesivos, horarios restringidos y oficinas ubicadas lejos de los usuarios.
El informe también muestra que 51.7% de la población acudió directamente a instalaciones gubernamentales para realizar sus gestiones, mientras que 21.7% utilizó internet.
Este panorama refleja los desafíos que persisten en la atención de servicios públicos, donde reunir documentos, cumplir requisitos y entregar archivos en formatos específicos se ha convertido en una tarea cotidiana.
Esos escaneos también llegan a registros formales. Un contrato de 2024 publicado en el portal de transparencia de la Comisión Federal de Electricidad (CFE) incluye la leyenda “Escaneado con CamScanner”. El documento no establece una relación oficial entre la institución y la aplicación, pero es un ejemplo visible de cómo un escaneo hecho con el celular puede formar parte de un registro público.
Del papeleo a los documentos digitales: el celular gana terreno
Inscribirse a una universidad, solicitar un empleo, acceder a un seguro de desempleo o tramitar una pensión son procesos que requieren reunir distintos documentos personales y administrativos.
Ante la creciente solicitud de archivos digitales, el teléfono celular se ha convertido en una herramienta para escanear identificaciones, actas, contratos y comprobantes, así como organizarlos en formatos que puedan enviarse a las plataformas institucionales.
Universidades como la Universidad de Monterrey (UDEM) y la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) incluyen en sus materiales públicos la aplicación CamScanner como una alternativa para digitalizar documentos y materiales académicos.
En el caso de la UDEM, su página de ayuda para admisiones en línea menciona esta aplicación como una opción para escanear la credencial para votar.
Por su parte, la UNAM la contempla en materiales de la Facultad de Química para digitalizar tareas y en una guía del sistema de bibliotecas para escanear fragmentos de libros mediante dispositivos móviles.
Seguro de desempleo y pensiones: los documentos que solicitan
Los trámites relacionados con la vida laboral también requieren expedientes digitales y documentación específica.
El programa de Seguro de Desempleo de la Ciudad de México solicita una identificación oficial vigente del INE con domicilio en la capital, una CURP actualizada que coincida con los datos de la credencial y un documento que compruebe la pérdida del empleo.
Entre los comprobantes aceptados se encuentran la constancia de semanas cotizadas del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Expediente Electrónico Único del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado (ISSSTE), una constancia laboral o un convenio de terminación.
De acuerdo con las disposiciones del programa, los documentos deben presentarse en formato PDF o JPG y cargarse en la plataforma de registro, a la que se accede mediante una cuenta Llave CDMX.
En el caso de las pensiones del IMSS, las personas también pueden necesitar una identificación oficial, datos bancarios, un acta de nacimiento certificada y otros registros para integrar su solicitud.
La acumulación de requisitos obliga a los usuarios a localizar, digitalizar y organizar varios documentos antes de iniciar o concluir una gestión.
Escanear documentos no sustituye su validación oficial
El uso de aplicaciones móviles para digitalizar archivos también se ha extendido a actividades administrativas y contractuales.
Entre las funciones más utilizadas se encuentran el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la conversión de imágenes a PDF, la organización de documentos y la incorporación de firmas electrónicas y sellos.
Sin embargo, digitalizar una identificación no significa que el documento haya sido validado oficialmente.
Por ejemplo, una copia escaneada de la credencial para votar del INE no sustituye los mecanismos institucionales de autenticación. Para verificar la autenticidad de las credenciales emitidas a partir de diciembre de 2019, el Instituto cuenta con la aplicación oficial Valida INE-QR, que permite leer y comprobar sus códigos QR.
Cinco recomendaciones para evitar problemas con documentos digitales
Para reducir errores al integrar expedientes y evitar que una institución rechace archivos por problemas de calidad o formato, es recomendable seguir estas medidas:
- Comparar el archivo con el documento original: verificar que los textos, sellos y firmas sean legibles y que no falten páginas.
- Unificar las hojas de cada documento: integrar contratos, actas y otros archivos de varias páginas en un solo PDF cuando así lo solicite la institución.
- Identificar correctamente los archivos: utilizar nombres claros para localizar rápidamente identificaciones, comprobantes y constancias.
- Respetar los formatos solicitados: comprobar si la dependencia acepta documentos PDF o JPG y si establece límites de tamaño.
- Confirmar si se requiere el original o una copia certificada: un documento escaneado no sustituye una validación oficial cuando el trámite exige autenticidad.
Aunque las herramientas digitales facilitan la preparación de expedientes, no reemplazan a las instituciones responsables de emitir, recibir y verificar los documentos.